20 Juni 2021

HARIAN UMUM KORAN PADANG

Berani Menyampaikan, Santun Mengkritisi

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Adakan Sosialisasi SE PANRB 1/2020

SOLOK, KP – Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, Wadirman, S.Pd, MM, beserta jajaran, mengikuti virtual meeting Sosialisasi Surat Edaran Menteri PANRB Nomor 01 Tahun 2020 Tentang Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Negara Periode 2014-2019 di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, yang digelar di Studio Mini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok, Kamis pekan lalu (27/8).

Sosialisasi dilakukan melalui aplikasi zoom meeting dan dibuka oleh Plt. Deputi Bidang Konservasi Arsip (Arsip Nasional Republik Indonesia) ANRI, Dra. Multi Siswati, MM, menyampaikan tentang tujuan pelaksanaan webinar untuk mensosialisasikan rangkaian tahapan-tahapan penyelamatan kearsipan khususnya fase hilir yakni konservasi arsip statis, penilaian arsip dan penyelamatan arsip statis dari seluruh wilayah di Indonesia.

“Pelaksanaan sosialisasi secara virtual ini sangatlah penting mengingat perlunya pelestarian dan penyelamatan arsip untuk pengambilan kebijakan pemerintah nantinya. Penyelamatan arsip statis di seluruh wilayah Indonesia adalah sebagai memori kolektif daerah sekaligus menjadi memori kolektif bangsa,” ujar Multi Siswati.

Dalam kegiatan ini, narasumber Rudi Anto, SH, MH, Direktur Akuisisi Arsip, membahas tentang strategi penyelamatan arsip negara secara sistemik dan terkendali dalam implementasi SE Menteri PANRB Nomor 01 tahun 2020. “Permasalahan penyelamatan arsip di daerah terkendala karena belum terbangunnya pengorganisasian pengelolaan arsip dinamis pada masing-masing pemerintah daerah. Belum fokusnya SDM kearsipan dalam mengelola arsip dinamis dan penempatannya tidak sejalan dengan sistem pengorganisasiannya, sehingga penataan arsip dinamis tidak berjalan optimal. Tiga pilar pengelolaan arsip dinamis (klarifikasi, jadwal retensi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis) belum sinkron , serta adanya dualism kebijakan kearsipan di daerah antara ANRI dan Kementerian Dalam Negeri (Permendagri No. 135 tahun 2017 Tentang Perubahan Permendagri No. 78 Tahun 2012),” pungkas Rudi Anto.

Lebih lanjut Rudi Anto mengatakan, solusi dari permasalahan penyelamatan arsip yaitu penetapan pengorganisasian pengelolaan arsip mulai dari unit-unit pengolah dan unit kearsipan (bisa berjenjang), penempatan SDM kearsipan sesuai jenjang pengorganisasian penggunaan aplikasi Simpan berbasis 3 in 1 (Three In One).

“Aplikasi Simpan yaitu sistem Informasi Penyelamatan Arsip Lembaga Negara pada tahun 2020 Direktorat Akuisisi ANRI memprakarsai satu sistem informasi yang dapat memudahkan para pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk dapat melakukan penyelamatan arsip negara berdasarkan formula 3 In 1, sehingga tata kelola kearsipan akan tertib, terkendali, dan sejalan dengan peraturan perundang-undangan,” jelasnya.

Dalam materinya, Drs. Tato Pujiarto selaku Koordinator Kelompok Penyelenggaraan Kearsipan Statis Lembaga Negara, Pemda dan PTN menambahkan, “Surat Edaran  Menteri PANRB Nomor 01 Tahun 2020 berisikan pencipta arsip yang terdiri dari identifikasi arsip yang tercipta penataan arsip inaktif, pemberkasan arsip aktif, penyusunan daftar arsip inaktif dan penyusutan arsip berdasarkan JRA dan lembaga kearsipan yang terdiri dari penilaian dan akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis.” ujarnya.

Kemudian Tato menjelaskan berdasarkan UU NO. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, penyusutan arsip yakni pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan tidak lagi memiliki nilaiguna, dan dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan, dan penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Penyelamatan arsip statis ke lembaga kearsipan, arsip statis yang diserahkan adalah arsip periode kabinet kerja tahun 2014 – 2019 dan periode sebelumnya,” jelas Tato. (van/*)